テレワークでMicrosoft ToDo通知による作業コントロール

ハンドソープが今だに品切れ状態なのは、ここ数年の需要見込みを大幅に上回っていることは理解できるのですが、だとすると今までどれほど手を洗わない人が多かったことか。

さて、テレワークって一昔前のワードっぽくて微妙ですが、これで働かなくても稼げることに気がついた人も多そうですね。

自宅で作業していると退屈ですよ。
さっと終わらせて映画を見て過ごし、通知が来たら対応するようにすれば余裕も生まれます。

そこで何回も書いているTo Do、Task管理に決着をつけたいと思いますが、日々アップデートが行われるので終わりがない。

イメージ画像: To Do, Reminder


参照記事
  1. 気が付いた時が最後のリマインダー登録チャンス
    https://www.redforce.tokyo/2020/01/ki-reminder-todo.html
  2. 今年こそと思ったら、続・リマインダー登録チャンス
    https://www.redforce.tokyo/2020/01/ko-reminder-todo.html
  3. 比較 Apple「リマインダー」とGoogle「To Do リスト」と「Microsoft To Do」
    https://www.redforce.tokyo/2020/01/google-todo-microsoft-todo-apple-reminder.html
  4. リマインダーとMicrosoft To Do 使い分け比較その後
    https://www.redforce.tokyo/2020/02/reminder-to-do.html
  5. 通知時間に席を外したら70回も通知記録が！仕様が謎のMicrosoft To Do
    https://www.redforce.tokyo/2020/03/microsoft-to-do.html


管理に向いている Microsoft To Do


macOS版しか使っていないですが、画面全体を揺るが通知は威力を発揮しそうです。
管理者はMicrosoft To Doで全てのタスクを管理共有することができます。

テレワークではチーム内のToDoを全て割り振る

リーダーは全てのToDoを割り振りスタッフをフォローする。
または、朝一の仕事または前日締めの作業として、自ら1日のタスクをセット共有し、リーダーが調整するような方法もあります。

普段オフィスでの報告は状況によりタイミングが難しい場合があるかもしれない。
ToDoによる通知にしたがってアクションするようになれば、誰の気兼ねもなく報・連・相ができる。時間の使い方が問われるのがテレワークです。
 
通知と有効期限設定の関連性のような気がしますが、
週次繰り返し設定をしていた場合に激しい通知が終わらず、
翌週分までチェックしてしまう自分に嫌気がさす。


更新情報

追記：2020年5月24日

  • 最近のアップデートで今後の予定が一括りになってしまった。
    明日とか来週以降のような感じのグルーピングが良かったのですが。
  • 通知されたものを明日とか来週にできるようになっているが通知バナーからはできない。
    モバイルは通知されているが、デスクトップの通知バナーが出てないような気がする。
  • 気がついたらタスクを入力するリストを作成する。
    • その中から毎朝タスクを選択して「今日の予定」に入れておくと良い。

追記：2020年5月27日

  • 今回のアップデートで無事に今後の予定グルーピングが復活する
  • バージョン 2.18.1
Microsoft To Do バージョン2.18.1

追記：2020年6月5日

  • 各リストで選択した並び替え項目でソートができるようになった？
    • 並び替えから「重要度」「アルファベット順」「期限日」「作成日」「」
  • 現在のタスクと完了したタスクをソートできる
  • バージョン 2.19
Microsoft To Do 2.19

Microsoft To Do 並び替えメニュー

追記：2020年6月16日

  • VoiceOver experience ? なんだろ
  • バージョン2.20

追記：2020年7月14日

約１ヶ月ぶりの更新になってます。バージョン2.22
  • 今後の予定にラベル的な「すべて予定済み」「期限切れ」「今日」「明日」「今週」「後で」の表示が追加されてフィルタできるようになった。
    • これはグループ化の「リスト」「期限日」の選択で変わりますが、期限日の場合はそもそもが時間軸なのであまり役に立たないでしょう。
    • 「リスト」を選択した場合は、リスト名が見出しとして表示されたうえで「今日」の予定のみをフィルタ表示できます。
    • １ヶ月ごとの繰り返しパターンがありそうなのに「今月」が無いとか気になりますが、常に今後の予定にしている場合に、どの「リスト」に登録したタスクなのか？リストの価値があまりなかったのでイイ感じです。
  • あとは、ちょっとわからんです。
    繰り返しに問題があったってこと？
Microsoft To Do 2.22

追記：2020年7月28日

Microsoft To-Do Update 2020-07-28

  • 常に「タスクの追加」をするのに、分類が予定とタスクの区分は相変わらず謎。
  • カスタムの繰り返し設定をしている場合、リセットされているかもしれないので念のため確認したほうが良いかもです。（10日おき、２ヶ月など）

Gmailを使っているなら Google ToDoリスト

日付設定をすれば通知が来ます。
カレンダーにも反映されますが、Gmailでのユーザーインターフェイスが窮屈です。
GmailありきのTask設定のみ

Microsoft To Doのようにタスクを共有することはできない

GoogleToDoリストあくまでも個人管理のタスク
わかりにくいのは、GoogleKeepならば共有できますので、チームで使うならGoogleKeepを



Zapierを使っているなら

通知のタスクを追加するならMicrodoft To DoとGoogle Tasksは連携ができます。
Googleフォームで入力し、スプレッドシートの更新がトリガーとなりToDoアプリにタスク追加ができるようになります。メリットとしてはスプレッドシートでタスクの流れを振り返りできます。

お問い合わせをタスク化するようにできます。
グーグルフォームアイコン

Google Formsの入力結果をタスクで通知する

事前準備

  1. SpreadSheetのツールから「フォームを作成」します。
  2. Google フォームを作成します。
  3. フォームの入力でSpreadSheetが反映されることを確認します。
グーグルスプレッドシートアイコン

    Zapier

    Trigger Event を 「New Spreadsheet Row」新しく登録されたデータがトリガーとなります。
    Microsoft To-Do アイコン
    1. Choose App ＆ Event を「Microsoft To-Do」Action Event「Create Task」
      アクションイベントを「Create Task」にします。
      1. Title : タスクのタイトルを作成したフォームのデータからセットします。
      2. List : 「Microsoft To-Do」で専用のリストを作成しておきます。
      3. Note :  フォームのデータからセットします。
      4. StartDate : 
      5. DueDate : next saturday at 8am     期限：次の土曜日の午前8時
      6. ReminderDate :  +1h      入力１時間後に通知設定 
    Google Task アイコン
      1. Google Taskにも同時にタスク設定できます。
        Choose App ＆ Event を「Google Task」Action Event「Create Task」アクションイベントを「Create Task」にします。
        「Microsoft To-Do」でセットしたデータを活用すると簡単です。
        1. Task List : 「Google Task」で専用のリストを作成しておきます。
        2. Title : 2.Subject （Microsoft To-DoでセットしたTitle）
        3. Notes : 2.Body Content（Microsoft To-DoでセットしたNote）
        4. Due On : 2.Due Date Time Date Time（Microsoft To-DoでセットしたDue Date）


      macOSリマインダー

      Apple製品のmacOS、iPhone・iPadであればリマインダーで良いです。
      パーソナルの通知（支払い・引き落とし）、仕事での月次設定も一番シンプルで通知のアクション（1時間後、後日）も、繰り返し翌日送りにしていくこともありますが個人的にはちょうどいいです。

      macOS MojaveとCatalinaではUIが違うリマインダー

      Catalinaではカレンダー表示が無くなり、日時設定のリストで追加できる分表示件数が少なくなってしまった。そのかわり今日が見れるようになったのですがカレンダーが良かったなと思ってます。

      パーソナルでも仕事でも使いやすいですが、プロジェクトのためのタスク管理には向かない。